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秘书

  秘书(Secretary)可以指:1政党之内的要职,最高者称为总书记。2写字楼及商业机构内的文员职位,专长是速记、打字、安排日程、会议、订机票、订酒店等。3香港决策局的最高级公务员职位。美国联邦政府的部长英文名称亦为(总统的)部会秘书,如国务卿为Secretary of State、陆军部长为Secretary of Army,平时称为部长先生Mr.Secretary。

1.涵义

①协助领导人联系接待,办理文书和交办事项的工作人员。②指秘书职务

秘书岗位是与领导岗位相伴生的,有了领导才有秘书的存在。秘书与领导的关系是一种有别于同事关系的特殊关系。这种关系处理的好坏事关全局工作的开展和秘书工作的成败。一般机关单位的秘书皆不是某个领导的专门秘书,是要为整个机关单位领导群体服务的,工作具有综合性的特点。

从秘书职位的角度来看,秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程。

当今社会的秘书,在本质上是领导人工作的助手,既不能缺位无所作为,也不能越权胡作非为。

秘书:是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策,综合协调,沟通信息,办文、办会、办事等为主要职能,是领导者、主事者的参谋和助手。

该定义可从3个角度来理解:

秘书服务的根本对象是领导者

秘书活动的基本方式是处理信息和事务

秘书活动的根本性质是辅助性

秘书实务:秘书工作者通过具体操作,直接作用于实际事和物的过程

2.层次

在秘书职位的纵向层次上分为:初级秘书、中级秘书和高级秘书。

包含4层含义:

体现了不同级别的秘书从低到高的不同辅助层次

体现了不同层次秘书工作量及相应的秘书结构比例

体现了不同层次的秘书在知识、经验和能力上的级差

体现了不同层次的秘书人员在级别和工资待遇上的差别

3.职业技能

在过去的几十年中,秘书的角色变化得很快,她们不再是打字员或是办事员。这个变化表明了秘书开始被归 入行政管理工作范畴,秘书的工作职能将涉及项目管理、计算机软件应用、组织会议和出差、外部网和内部网的通信、文件信息整理、办公室管理等方面。

这种变化使得市场对秘书人才职业技能的需要也开始发生转变。在21世纪,秘书需要有以下五方面的能力:

一、多元化才能。秘书应用懂得两国甚至三国以上的语言,具有一定的语言处理能力和计算机技能。

二、组织能力。秘书应当是一个组织者,她要为各种会议和活动作计划,并落实安排。同时,她还需要应付一大堆的工作日记、计划表、文件和电子档案。

三、沟通能力。秘书需要和老板、同事以及客户打交道,她要善于协调企业内外部的关系。

四、获取新知识的能力。秘书必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能,特别是在办公技术方面,她需要跟上计算机应用的发展步伐。

五、团队合作能力。秘书要参加到许多实际项目中去,她需要收集信息,需要督促团队努力工作。因此团队合作能力也是秘书工作的一个关键部分

4.职业背景

 

随着经济管理全球化、信息化、专业化,秘书也开始以一种全新的思维方式进入到诸多领域之中,成为企业领导者必不可缺的得力助手。为促进秘书工作现代化,提高秘书人员的业务素质和工作能力,国家自九八年起实行秘书专业人员必须持证上岗,并在企事业单位推广秘书职业资格证书制度。按照劳动和社会保障部安排,定于2008年5月对从事秘书工作的人员进行国家职业资格全国统一鉴定。

本职业共设四个等级:初级(国家职业资格五级)、中级(国家职业资格四级)、高级(国家职业资格三级)、技师(国家职业资格二级)。

5.培训对象

从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员以及秘书专业专科学历的在校生、应、往届毕业生。

6.考试简介

秘书职业资格考试是在国内从事秘书职业的资格准入性考试,是由国家劳动和社会保障部职业技能鉴定中心组织的全国统一鉴定考试,一般每年举办两次,在六月份和十一月份各开考一次。考试合格者可获得国家劳动和社会保障部颁发的全国通用的相应等级的秘书职业资格证书。

7.考试形式:
  国家秘书职业资格鉴定考试采取“知识鉴定”和“技能鉴定”相结合的方式,分两场考试,同天进行。鉴定通过后,颁发《中华人民共和国职业资格证书》,全国通用。[4]

 
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